Tertib Arsip Sekolah Sebagai Penyelamatan Arsip

Jogja,(pidjar.com)–Sekolah sebagai lembaga strategis tentunya memiliki dokumen-dokumen dalam bentuk arsip yang sangat penting. Akan tetapi, arsip di sekolah secara umum masih dalam bentuk tidak teratur atau arsip kacau. Dalam hal ini Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah DIY (DPAD DIY) menggelar event Ekspose Hasil Rekonstruksi Arsip Sekolah yang merupakan salah satu upaya untuk mewujudkan Tertib Arsip Sekolah. Event tersebut merupakan rangkaian kegiatan pendampingan Rekonstruksi Arsip Sekolah yang diselenggarakan oleh DPAD DIY yang dilaksanakan di lima sekolah selama lima bulan dari bulan Mei sampai dengan September 2023, yaitu SMAN 1 Gamping, SMAN 1 Pajangan, SMAN 4 Yogyakarta, SMKN 1 Wonosari, dan SMKN 2 Pengasih.
Ketua Tim Kegiatan Rekontruksi Arsip Sekolah, Yunianti , S.St Ars, Arsiparis DPAD DIY menyampaikan bahwa “rekonstruksi arsip sekolah merupakan tindakan menata kembali arsip yang tidak teratur menjadi arsip yang tertata dan terdaftar. Sehingga arsip mudah ditemukan dan terselamatkan baik fisik maupun infomasinnya. Maka kegiatan rekonstruksi arsip ini dilaksanakan melalui beberapa tahapan yaitu koordinasi dengan instansi terkait yaitu Dikpora dan Balai Dikmen, dilanjutkan pendampingan, dan terakhir ekspose hasil rekonstruksi dari masing-masing sekolah,”tutur Yuni.
Arsiparis Ahli Madya DPAD DIY sekaligus pendamping program rekonstruksi arsip atau tertib arsip sekolah, Rusidi SIP,MM menambahkan apabila sekolah tidak tertib arsip, akibatnya akan sangat fatal.
“Misalnya seperti arsip yang berupa Buku Induk Siswa, Buku Induk Siswa merupakan arsip vital, arsip klas satu, arsip yang amat sangat penting. Apabila bila arsip tersebut sampai rusak atau hilang, maka pemerintah dalam hal ini sekolah tidak dapat membuktikan ijazah seseorang itu asli apa palsu. Hanya buku induklah yang bisa jadi bukti autentik, dan tidak terbantahkan terkait status ijazah seseorang “ papar Rusidi.
Rusidi juga menyayangkan adanya arsip tidak teratur, karena selain sulit ditemukan, juga menjadi ancaman termusnahkannya bukti-bukti sejarah keberadaan sekolah maupun aset sekolah. Maka kegiatan rekontruksi arsip sekolah harus dituntaskan dan tertib arsip sekolah harus diwujudkan sebagai bagian dari kebutuhan sekolah.”pungkas Rusidi.